PRÊT DE PERSONNEL / POLITIQUE D'AVANCE

Estell Ltd

PORTÉE/OBJECTIF : Le champ d'application de cette politique s'applique à tous les employés d'Estell Ltd et des sociétés liées et son objectif est d'établir une procédure durable et globale pour l'application des prêts personnels de l'entreprise et pour le paiement des avances sur salaire.

Les prêts personnels/avances de salaire ne seront accordés qu'en cas de besoin sérieux ou lorsqu'une aide d'urgence est nécessaire en raison de circonstances qui n'auraient pas pu être prévues par l'employé ou lorsqu'une aide d'urgence est nécessaire. L'Employeur se réserve le droit de refuser toute demande de prêt, en totalité ou en partie, s'il est jugé que le montant du prêt ne dépasse pas les moyens raisonnables de l'employé. Il est également précisé ici qu'à aucun moment un employé ne doit prêter ou emprunter à d'autres membres du personnel ou à des clients et s'attendre à ce qu'il relève en fait de la responsabilité de l'employeur ou d'une exigence contractuelle d'accorder ou d'attribuer un prêt ou une avance à l'employé. Estell Ltd n'est pas une institution financière et ne se présente pas elle-même ou ses représentants comme une escale pour une aide ou des services financiers. Toute aide ou démarche financière accordée à un salarié ne garantit en aucun cas une aide future.

1. Prêts personnels :
   1.1 Les prêts personnels ne peuvent jamais dépasser le salaire net du salarié pendant un mois. Un contrat de prêt sera établi

et les modalités de remboursement y seront stipulées. Les remboursements sont à déduire conformément au contrat de prêt sur le salaire mensuel des salariés et doivent être remboursables dans un délai maximum de 6 mois à compter du début du contrat.

1. 1.2 Les remboursements ne doivent jamais dépasser 20 % de la rémunération nette mensuelle du salarié.
2. 1.3 Tous les prêts personnels approuvés seront versés à l'employé dans les 4 jours. Toutes les candidatures doivent parvenir au

Ministère des Finances en temps opportun pour garantir que ce processus ne soit pas retardé inutilement.

1.4 Aucun prêt ne sera accordé à aucun employé au cours de sa période d'essai initiale (normalement 3 mois), aucun

l’exception à cette contrainte serait uniquement à la discrétion du service RH et de la Direction Générale

1.5 Des frais de dossier de 10 % seront prélevés sur tous les accords de prêt.

1.6 Des frais administratifs mensuels de 10 % sont payables à partir du deuxième mois des modalités de remboursement.

1.7 Aucun prêt personnel ne sera accordé s'il reste un solde impayé sur un prêt personnel ou une avance précédente.

1.8 Tous les prêts doivent être réglés intégralement, y compris les frais de cessation d'emploi.

1.9 Toute dérogation à l'un des statuts ci-dessus doit être approuvée par le PDG ou son dûment autorisé.

représentant.

Avance sur salaire:

1. 2.1 Une avance sur salaire ne peut pas dépasser le montant récupérable de l'employé, qui comprend la rémunération à la date du prêt, plus les congés sans solde, moins toute dépense impayée liée à la formation liée au contrat de travail et/ou au formulaire de reconnaissance.
2. 2.2 Toute avance sera chargée pour recouvrement intégral à la fin du mois au cours duquel les sommes ont été avancées.
3. 2.3 Aucune avance ne sera accordée à un employé au cours de sa période d'essai initiale (3 mois), toute exception à cette règle

la contrainte serait uniquement à la discrétion du service RH et de la Direction Générale

2.4 Des frais d'administration de 10 % seraient inclus et récupérés dans toute avance versée.

2.5 Le « Formulaire de documentation préalable » qui stipule les conditions de remboursement doit être signé entièrement par l'employé et

retourné aux Finances avant que les sommes ne soient versées à l'employé.

2.6 Tous les accords de prêt et les pièces justificatives seront déposés dans le dossier personnel de l'employé.

2.7 Aucune avance ne sera accordée s'il reste un solde impayé sur un prêt ou une avance antérieur.

2.8 Toutes les avances doivent être payées intégralement, y compris les frais de cessation d'emploi.

2.9 Toute dérogation à l'un des statuts ci-dessus doit être approuvée par le PDG ou son représentant dûment autorisé.

Document interne confidentiel. Toute reproduction ou utilisation non autorisée sera sanctionnée par des mesures disciplinaires.

Processus de demande de prêt/avance

• Les candidats potentiels à un prêt/avance doivent d’abord informer leur supérieur hiérarchique direct de leur intention de demander un prêt ou une avance auprès de l’Employeur. Une demande personnelle/e-mail doit ensuite être faite par le supérieur hiérarchique pour un entretien de prêt avec le bureau des finances/des ressources humaines pour l'employé spécifique. Le supérieur hiérarchique de l'employé peut assister à cet entretien mais il ne s'agit pas d'une exigence spécifique dans ce processus. Dans les cas où un entretien personnel n'est pas possible pour quelque raison que ce soit, un entretien téléphonique sera facilité. Lors de l'entretien susmentionné, la validité initiale et le caractère abordable de la demande par l'employé seront établis.
• Ce n’est que lorsque l’autorisation de poursuivre le processus aura été accordée à l’employé qu’un accord de prêt/avance sera rédigé. Cet accord sera transmis au supérieur hiérarchique de l'employé. Toutes les candidatures doivent être signées par le candidat et cosignées (en tant que témoin uniquement) par le supérieur hiérarchique concerné du candidat. L'accord signé doit ensuite être retourné au bureau des finances pour traitement final et approbation avant que tout paiement ne soit effectué.
• Il est de la responsabilité de l’employé de fournir toutes les preuves/pièces justificatives demandées pour étayer la demande de prêt.
• Les Finances/RH veilleront à ce que tous les remboursements de prêts DOIVENT être traités dans le système de paie afin de garantir que les retenues sur les salaires sont effectuées et que les entrées fiscales correctes sur les avantages sociaux sont générées.
• Un rapprochement mensuel sera effectué par le service des ressources humaines pour garantir que les prêts sont recouvrés conformément à l'accord de prêt.

La politique et le processus de prêt/avance documentés dans les présentes peuvent et s'appliqueront également et seront mis en œuvre dans les cas où l'employé est tenu financièrement responsable de toute perte/dommage ou mauvaise conduite financière de l'employé à l'encontre de l'entreprise. De tels cas sont déjà documentés dans d’autres documents de politique et de procédure d’Estell Ltd et dans les contrats de travail. Il est fortement conseillé à tous les employés de s'assurer qu'ils prennent connaissance de ce fait et de se familiariser avec ce document ainsi qu'avec toute la documentation relative à la politique de l'entreprise.

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